HVORDAN SKRIVE ET ANBUD?
1. Evaluer anbudet - Go/No Go
Evalueringsstadiet er det første og viktigste stadiet i anbudsskrivingsprosessen, siden det fremhever viktig informasjon og danner grunnlaget for budstrategien din.
Før du starter noen forslag, må du vurdere kriteriene som du vil bruke for å avgjøre om anbud er verdt eller ikke. Uten noen form for innledende evaluering vil du sannsynligvis støte på problemer senere.
Noen eksempler på spørsmål du bør stille deg selv er:
◆ Hvor nært er anbudet tilpasset vårt forretningsstrategi?
◆ Hvor godt samsvarer vi med behovene som er oppført?
◆ Kan vi oppfylle kravet?
◆ Hva er vinnersannsynligheten vår?
◆ Kan vi fullføre forslaget i tide?
◆ Hvor kjent er vi med kjøperen?
◆ Har vi erfaringen som trengs?
◆ Er det noen krav som vi ikke kan oppfylle?
2. Gjennomgå og dekonstruer tilgjengelig informasjon
Sørg for at du har lest og forstått all informasjon som er tilgjengelig for deg. Gjør dette enkelt tilgjengelig, og se tilbake til denne informasjonen når du skriver anbudet ditt (se trinn 3) for å sikre at ingenting mangler.
◆ Gjennomgå anbudet, og identifiser nøyaktig hva hvert spørsmål ser etter.
◆ Kan spørsmålene deles opp i individuelle krav eller temaer?
◆ Trenger du noen avklaringer fra kjøperen?
◆ Hva vet du om kjøperen?
◆ Kan det utføres forskning på tidligere eller lignende priser?
◆ Er det noen formateringskrav du må vurdere - layout, dokumentvedlegg, antall ord?
◆ Mangler det noe i spesifikasjonene eller tilleggsanbefalingene du vil inkludere?
3. Lag din budplan
Med dine krav klart skissert, og all nødvendig informasjon dekket, må du planlegge hvordan og når du skal forberede svarene dine.
Planen din vil bestå av datoer, navn og handlinger mot alt du trenger frem til innleveringsfristen.
◆ Hvilke ressurser trenger du?
◆ Hvem trenger du for å støtte deg?
◆ Hvilke handlinger må fullføres?
◆ Hvilket arbeid vil bli delegert?
◆ Hva er tidslinjen for aktiviteten?
◆ Hva er dine viktigste milepæler?
◆ Når vil du engasjere deg i teamet ditt?
4. Strategiutvikling
Ved å gå gjennom den innledende evalueringen har du allerede dannet grunnlaget for strategien din - grunnene til at du ville være i stand til å sikre dette arbeidet.
Med denne informasjonen bør du være i stand til å identifisere overordnede temaer som du konsekvent vil referere gjennom hele svaret.
Tenk her på din posisjonering, hva du vet om konkurrentene, og hva som er viktig for kjøperen. Ved å identifisere disse vinnertemaene tidlig vil du sikre at de blir tatt med i svarene dine.
5. Respons
I denne fasen kombinerer vi arbeidet utført i trinn 1 og 2 for å utarbeide en plan for hvordan hvert spørsmål skal besvares. Den første evalueringen din vil ha fremhevet viktige gevinsttemaer, og anmeldelsen din vil ha gitt klarhet i hva kjøperen ber om.
Bruk denne informasjonen til å forberede responstemaer på høyt nivå for hvert spørsmål - på dette stadiet ønsker du bare å fange opp nøkkelpunkter. Se etter å lage en rekke overskrifter eller punktpunkter for hvert spørsmål, ikke begynn å lage en detaljert fortelling.
Finnes det en ordtelling? Dette ville være poenget å begynne å tenke på svarstrukturen, og hvordan du skal dele opp antallet ord mellom de forskjellige emnene du vil dekke.
6. Utvikling
Sett av mye tid til denne aktiviteten. Det er her du legger til mer informasjon til temaene dine, ved å fokusere på hvilke emner som skal dekkes og lage lister over all informasjonen du må inkludere - du bygger videre på punktene i forrige seksjon. Å dedikere tid til både svarplanlegging og utvikling vil spare deg for betydelig innsats i det lange løp, ved å hjelpe deg å unngå å gå glipp av nøkkelinformasjon og å måtte foreta omskrivinger.
7. Spørsmål
Ikke start dette uten først å planlegge alle handlingene som trengs for å fullføre forslaget i tide, eller først ha laget en plan for svarene dine. Å svare på spørsmål og utvikle en plan mens du går vil bare gjøre hele prosessen mer komplisert og vil ikke hjelpe deg å snu det raskere.
Følg planene du har laget i tidligere stadier, se tilbake til dem, og sørg for at ingenting blir oversett. Mens du følger en plan for å sikre at sentrale emner dekkes, ikke gjør den feilen å bare liste opp svarene. Forslaget ditt må være overbevisende i stedet for bare beskrivende. Svarene dine bør fortelle kjøperen om fordelene de vil motta, i stedet for bare å beskrive hva du tilbyr.
Du trenger hjelp til å forstå hvorfor det er det beste alternativet å velge deg fremfor konkurrentene. Føl heller ikke at du bør begrenses av spesifikasjonene som er oppgitt. Hvis du føler at de ikke helt har fanget opp kravet, eller at prosjektet deres kan dra nytte av nye hensyn - ta dem med.
Hvem vil du gi arbeid til - selskapet som overser problemer, eller den som foreslår løsninger på problemer du ikke engang hadde skjønt var der?
8. Korrektur og gjennomgang
Involver andre som ikke har vært direkte involvert i forslaget til korrekturlesing. De kan sørge for at forslaget ditt både leser godt og gir mening.
Vi har også en tendens til å gå glipp av våre egne typografiske feil, oftest dupliserte eller utelatte ord, så et par friske øyne kan sørge for at svaret ditt blir som det skal.
Finn fullt forsikrede og profesjonelle flyttebyråer
- Spar opptil 50 % på flyttekostnadene
- Kom i kontakt med opptil 6 flyttebråer og sammenligne i dag
- Hjelper 11 500+ flyttefolk i Norge